Medidas de seguridad para impresoras

Las impresoras son equipos imprescindibles en la mayoría de las oficinas, ya que permiten la impresión y copiado de numerosos documentos. En muchos casos, reciben un uso bastante intensivo, por lo que se deben seguir ciertas medidas de seguridad que garanticen su buen funcionamiento.

Desde el lugar donde se colocan, la forma de instalación, manipulación y mantenimiento, son claves para alargar la vida útil de tu impresora. Por otra parte, se deben seguir protocolos que garanticen la protección de la información que es procesada por las impresoras

Cualquier persona que deba manipularlas, debería tener conocimientos básicos sobre los cuidados que se requiere seguir. Por esto, te presentamos las principales medidas de seguridad para impresoras, que debes tomar en cuenta.

Selección de la ubicación

Una impresora es un equipo que tiene numerosas piezas electrónicas, además de llevar interiormente los cartuchos para la tinta o el tóner. También, las de uso más profesional, suelen ser pesadas y requieren condiciones especiales para instalarlas.

Cuando elijas el sitio en la oficina donde se colocará la impresora, se deben considerar los siguientes aspectos:

• Al momento de trasladar o mover el equipo de un lugar a otro, se debe tener cuidado de mantenerla nivelada. Hay que evitar inclinarla o colocar en posición vertical, debido a que los cartuchos pueden perder parte de su contenido.
• Se debe contar con una superficie que sea estable y plana, donde irá apoyada la impresora, que debe ser de mayor tamaño que el equipo. Hay que garantizar que la impresora se encuentre nivelada, para que funcione correctamente y se encuentre alejada de cualquier pared unos 10 cm.
• La impresora requiere un espacio suficiente para que el papel salga completo sin tropezar con ningún objeto.
• No es conveniente ubicar estos equipos en áreas con una alta humedad o temperatura, ya que puede afectar el buen funcionamiento del mismo.
• Hay que proteger a la impresora del polvo, el cual puede penetrar al interior y dañar algunos componentes.
• La impresora debe estar ubicada en un sitio donde no sea propensa a recibir golpes o sometida a vibraciones. En caso contrario, puede llegar a presentar fallas de funcionamiento.
• La conexión eléctrica de la impresora debe ser de fácil acceso, con la finalidad de evitar accidentes al momento de conectarla o desconectarla.

Cuidados en la instalación

Al momento de instalar la impresora, se deben seguir ciertas medidas de seguridad, lo cual ayudará a garantizar su vida útil y adecuado funcionamiento:

• Solamente se debe conectar la impresora al tipo de corriente que ha sido indicada por el fabricante. De no hacerlo, puede sufrir daños por sobrecarga o no encender.
• Nunca se deben tapar o bloquear las diferentes aberturas de la impresora.
• Las tomas eléctricas no deben estar controladas por temporizadores o interruptores.
• Hay que revisar que los cables de alimentación se encuentren en buen estado. Un cable deteriorado o deshilachado, tiene alta probabilidad de causar un cortocircuito.
• Lo más conveniente es utilizar una toma de corriente exclusiva para la impresora. Si se conectan otros equipos, se debe comprobar que el amperaje es suficiente para todos estos.
• Si se requiere utilizar un cable alargador hacia la toma de corriente, garantizar que brinda el amperaje recomendado para el equipo.
• Es recomendable que la impresora no se encuentre cerca de dispositivo que puedan generar interferencias en su comunicación con el emisor de datos. Entre estos, receptores inalámbricos o altavoces.

Uso de la impresora

Una vez que el equipo se encuentra apto para funcionar, es necesario seguir las instrucciones de uso del fabricante. Esto va a permitir que la impresora tenga un mayor rendimiento y se reducen los riesgos de averías por errores en la manipulación.

• En primer lugar, no se debe intentar introducir objetos extraños por las distintas ranuras de la impresora. Pueden dañar componentes internos o atascarse, evitando que el equipo pueda ser usado.
• Se debe tener mucho cuidado de no verter ningún tipo de líquido sobre el equipo.
• Nunca se deben manipular los cartuchos o cabezales de la impresora mientras se encuentra funcionando.
• La impresora se debe apagar siempre pulsando el botón de encendido. Evitar desconectar directamente, debido a que puede afectar la programación del equipo.
• Los cartuchos de tinta o tóner se deben almacenar en lugares secos y frescos, para que se conserven por más tiempo.
• No es recomendable cargar directamente los cartuchos con tinta o tóner, a menos que se tengan conocimientos técnicos. Esto puede dañarlos y no permitir la impresión.
• Utiliza únicamente los cartuchos diseñados para el modelo de tu impresora, ya sean originales o compatibles.

Es frecuente que en las oficinas o para las impresoras de uso doméstico, se opte por utilizar cartuchos compatibles, debido a que son más económicos. Muchos de estos son de excelente calidad y han mostrado rendimientos similares a los originales.

No obstante, se deben elegir con cuidado, garantizando que cumplan con los estándares de calidad que exige tu equipo. En quecartucho.es te brindan la tranquilidad de contar con cartuchos de tinta y tóner compatibles, que han pasado por estrictos controles en su fabricación, a precios muy competitivos.

Formación en el uso del equipo

Un alto porcentaje de las averías más comunes de las impresoras es debido a que no se hace un uso adecuado del equipo. Desde no cargar adecuadamente el papel, manipular los cartuchos o utilizar conexiones defectuosas, pueden llevar a altos costes de reparación.

Una manera de reducir estos problemas, es contar con un manual de uso sencillo, el cual deben conocer todas las personas autorizadas a manipular la impresora. Otra opción es contar con un personal responsable del equipo, quien se encargue de su funcionamiento y cuente con una preparación más especializada.

Igualmente, es recomendable incluir el uso y manipulación de la impresora en los protocolos de seguridad de la oficina. Así, es posible reducir los riesgos laborales que pueden surgir al utilizar el equipo de manera incorrecta.

Protocolos de limpieza y mantenimiento

La clave para alargar la vida útil y el rendimiento de la impresora, es hacer un mantenimiento regular del equipo. Asimismo, la limpieza debe seguir las recomendaciones indicadas por el fabricante, entre estos aspectos destacan:

• Al hacer la limpieza del exterior de la impresora, siempre se debe desconectar de la electricidad.
• Nunca se deben utilizar solventes químicos, amoníaco o productos corrosivos para limpiar la carcasa del equipo. Lo recomendable es usar detergentes neutros o únicamente paños humedecidos en agua.
• En la limpieza general, no se debe acceder al interior de la máquina, debido a que se pueden afectar componentes electrónicos. Esto debe ser parte del mantenimiento realizado por un servicio técnico especializado.

Protección de datos

Además de tener cuidado en el manejo del equipo, también es importante seguir algunas medidas de seguridad para proteger la información procesada por la impresora. En muchos casos, se reproducen documentos que implican aspectos confidenciales de la empresa.

Por tanto, se recomienda tomar algunas precauciones, a fin de hacer menos vulnerables los datos que pasan por la impresora:

• Activar la función de impresión segura que tienen muchos modelos de impresoras, la cual permite imprimir únicamente al introducir un código PIN.
• Utilizar lectores de tarjeta, que brinden acceso a la impresora solamente a las personas autorizadas por la empresa.
• Contar con software que proteja de la intrusión de agentes externos a los datos de la impresora.
• Instalar un programa que permita el seguimiento del acceso al equipo.