El mejor software de firma digital de contratos y documentos en empresas

En auge desde hace años y sobre todo desde la declaración de la emergencia sanitaria provocada por la expansión del coronavirus a nivel mundial, el uso de programas informáticos para firmar electrónicamente los documentos ha permitido dar un paso más en el proceso de digitalización de los negocios que conforman el tejido empresarial español.

Además de agilizar los procesos internos de las compañías, el proceso de implementación de la firma electrónica permite dinamizar los procesos burocráticos, mejorar el rendimiento del personal humano y sacar más partido de los recursos de la empresa para mejorar su posición en el sector.

El papel de los programas de firma digital en plena crisis sanitaria

Que la declaración de la pandemia por parte de la Organización Mundial de la Salud hace un año ha cambiado la manera de relacionarse y de trabajar no es ningún secreto. La reducción de aforos en espacios públicos, la adopción de medidas para implementar el teletrabajo de manera efectiva y la necesidad de cerrar las principales oficinas de organismos oficiales de la administración pública a causa de la propagación del coronavirus ha provocado un incremento notable en el número de empresas que se han decantado por contar con un software de firma digital para dar validez legal a documentos y contratos de manera telemática.

En un momento en el que los trámites administrativos parecían abocados al limbo y ante el eventual colapso de las instituciones, que vieron desde la declaración de la emergencia sanitaria cómo el personal disponible para dar salida a los cientos de expedientes se veía cada vez más mermado, el uso de un programa capaz de automatizar la firma de dichos documentos, otorgándole la misma validez jurídica que la tradicional firma manuscrita, se ha vuelto imprescindible para agilizar la tramitación de documentación, sobre todo en lo relativo a la presentación de los tristemente célebres Expedientes de Regulación Temporal de Empleo, los famosos ERTE, que se han llegado a contar por cientos en las oficinas del Servicio Público de Empleo.

La optimización de estas herramientas ha sido vital para presentar, de manera rápida y efectiva, los expedientes de manera colectiva, así como cualquier otro tipo de documento, como solicitudes de moratorias de créditos al consumo, contratos, documentos confidenciales interdepartamentales y demás. Su uso ha sido decisivo para permitir a las empresas agilizar las regularizaciones en sus respectivas plantillas, en un momento en el que la pandemia parece ralentizar la creación de empleo a nivel global, así como para mantener constante el flujo de resoluciones diarias para evitar el colapso burocrático de las instituciones, al tiempo que se apuesta por mantener la seguridad en este modelo de presentación mediante el uso de programas optimizados para firmar digitalmente todo tipo de documentos.

¿En qué fijarse a la hora de elegir un software de firma digital?

Aunque la oferta de programas para firmar digitalmente los documentos es bastante variada, no todas las aplicaciones funcionan igual de bien ni presentan el mismo rendimiento. Uno de los aspectos clave que en la práctica más agiliza la firma y presentación de documentos es la funcionalidad en dispositivos inteligentes. Las herramientas que permiten ser utilizadas en tablets, smartphones y ordenadores son las que más ahorran tiempo al departamento de Recursos Humanos, ya que no es imperativo utilizar un ordenador personal para realizar el trámite, sino que se puede utilizar la pantalla táctil de los dispositivos más modernos para firmar digitalmente el documento.

De hecho, los expertos recomiendan utilizar móviles y tabletas por la inclusión de pantallas táctiles más optimizadas, que permiten captar con mejores resultados las firmas elaboradas con el dedo o un bolígrafo táctil. En el ordenador, a pesar de que se puede utilizar el ratón para incrustar la firma digital en el documento, no siempre se representa de la manera más fiel y esto convierte a los dispositivos portátiles en una opción mucho más recomendable para guardar la firma digital.

Pero el uso de un software para firmar digitalmente contratos y documentos tiene más ventajas que las del mero ahorro de tiempo. Algunas apuestan por la trazabilidad, otras por el almacenamiento seguro de los documentos, otras por la facilidad de uso, y otras tratan de mejorar en todos los campos para ofrecer un programa de gestión empresarial muy completo.

Es el caso de Bizneo, un software de Recursos Humanos que cuenta con todo lo necesario para optimizar el rendimiento del equipo humano en particular y de la empresa en general al apostar por la implementación de herramientas capaces de mejorar la dinámica de la empresa y la firma, presentación, envío y almacenamiento de documentos. Tal y como explica su equipo en el propio blog de la firma, accesible desde bizneo.com/blog/firma-digital-empresas/, el programa de Bizneo dota a la empresa de los recursos necesarios para apostar por la transformación tecnológica integral al agilizar los trámites administrativos miembros de la plantilla, empresas y organismos oficiales del Estado.

Al carecer de la necesidad de disponer de papel y minimizando el uso del soporte físico para la presentación de documentos, los costes derivados de la adquisición de papel, tinta e impresoras se reducen notablemente al apostar por el formato digital. Además, esto también fomenta el respeto por el entorno natural y la adopción de políticas amigables con el medio ambiente, mejorando la percepción de cara a los consumidores, posicionándose mejor dentro del sector y contribuyendo a la preservación del planeta con la aprobación de protocolos verdes que hagan de la empresa una compañía 100% ecofriendly.

Por otra parte, el uso de programas para firmar digitalmente contratos y otros documentos empresariales permite conocer la trazabilidad de los mismos, pudiendo consultar a quién han sido enviados, quién los ha leído y quiénes los han firmado, validando la identidad de todos los miembros y aumentando la seguridad en los trámites llevados a cabo telemáticamente.

Este plus en la seguridad es extensible al apartado de guardado y almacenamiento de archivos. En el caso de Bizneo, el software permite guardar los documentos tanto en el disco duro externo como en el servidor alojado en la nube, lo que permite mantener a salvo todas las copias de los archivos firmados y enviados para tenerlos a mano siempre sin necesidad de llevar documentos en soporte físico encima, evitando que la seguridad de la empresa se vea comprometida ante una eventual sustracción de información.